Что такое РПА

Роботизация бизнес-процессов (RPA, Robotic Process Automation) — это технология, позволяющая автоматизировать рутинные задачи с помощью программного обеспечения, которое имитирует действия человека в цифровых системах. RPA используется для выполнения повторяющихся задач, таких как ввод данных, обработка транзакций, управление файлами и другие операции, которые ранее требовали вмешательства человека.

Отличие RPA от традиционной автоматизации заключается в том, что RPA предназначена для имитации действий пользователя на уровне интерфейса, не требуя изменений в существующих системах. Традиционная автоматизация часто требует интеграции на более глубоком уровне с использованием API или изменения базового кода приложений, что делает её более сложной и дорогостоящей в реализации.

1. Робот:
Программные боты, выполняющие бизнес-процессы с помощью инструкций компьютерных скриптов.

2. Процесс:
Конкретная бизнес-задача, которую предприятия хотят автоматизировать. Например, загрузка файла, извлечение информации из электронного письма, финансовые операции и т.д.

Пример RPA: компания использует робота для автоматического сбора данных из электронных писем и их распределения по соответствующим полям в базе данных CRM. Это сокращает время на обработку информации и уменьшает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.

Выгоды как технологии

1. Производительность:
Программные боты работают круглосуточно и выполняют процессы с молниеносной скоростью по сравнению с ручными работниками.

2. Доступность:
Инструменты RPA имеют низкий уровень кода или вообще не имеют кода. Эти возможности делают автоматизацию
доступным для всех.

3. Низкая стоимость:
По сравнению с другими вариантами автоматизации RPA представляет собой невероятное соотношение цены и качества.

4. Высокая рентабельность инвестиций:
Внедрение RPA обходится недорого и позволяет экономить средства предприятий. В результате они имеют высокую рентабельность инвестиций.

5. Простота внедрения:
Инструменты RPA являются неинвазивными. Внедрение не требует существенной перестройки программной инфраструктуры.

6. Соответствие требованиям:
Боты могут работать с конфиденциальными или секретными данными, что снижает риск мошенничества или утечки информации.

7. Высокая точность:
Человеческие ошибки обходятся компаниям дорого и наносят репутационный ущерб. RPA выполняет передачу данных и формирование отчетов с максимальной точностью.

8. Вовлеченность сотрудников:
Инвестиции в RPA означают, что сотрудники освобождаются от повторяющейся ручной работы, что приводит к повышению вовлеченности и удовлетворенности работой.

9. Масштабируемость:
RPA может подстраиваться под растущий спрос. Предприятия экономят на расходах за счет использования аутсорсинга или временного персонала, повышая при этом уровень удовлетворенности клиентов.

Выгоды для бизнеса от внедрения

1. Повышение эффективности и производительности: Автоматизация рутинных и повторяющихся задач позволяет сотрудникам сосредоточиться на более сложных и стратегически важных задачах. Это приводит к более быстрому выполнению процессов и увеличению объемов работы без дополнительных затрат на найм персонала.

2. Снижение затрат: RPA может значительно снизить затраты на труд, так как роботы способны работать круглосуточно без перерывов и отпусков. Это также снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, что в свою очередь уменьшает затраты на исправление ошибок и повышает качество работы.

3. Улучшение точности и качества: Роботы выполняют задачи точно и последовательно, что уменьшает количество ошибок и повышает качество данных и процессов.

4. Быстрая окупаемость инвестиций (ROI): Благодаря снижению затрат и повышению производительности, инвестиции в RPA часто окупаются в короткие сроки.

5. Гибкость и масштабируемость: RPA позволяет легко масштабировать операции, добавляя или уменьшая количество роботов в зависимости от потребностей бизнеса. Это особенно полезно для сезонных колебаний в рабочей нагрузке.

Что в итоге приводит к увеличению оборотов компании и чистой прибыли!

Несколько примеров. В каких отделах применяется.

1. Финансы

Банки и финансовые учреждения ежедневно обрабатывают невероятное количество операций. Им нужна безопасная, быстрая и точная обработка данных, что как раз и обеспечивает RPA. К числу задач, которые RPA может автоматизировать в банковской сфере, относятся:

Кредиторская и дебиторская задолженность
Открытие и закрытие счетов
Запросы в службу поддержки клиентов
Соблюдение требований и аудит
Андеррайтинг кредитов
Выявление мошенничества
Главная книга
Оформление кредитов

2. Отдел продаж и обслуживания клиентов

Отделы обслуживания клиентов сталкиваются с большим объемом повторяющихся запросов и задач, которые идеально подходят для автоматизации с помощью RPA. Примеры задач для автоматизации:

- Автоматическое создание и обновление заявок на обслуживание
- Автоматический ответ на часто задаваемые вопросы
- Обработка возвратов и обменов
- Обновление статуса заказа для клиентов
- Сбор и анализ данных о взаимодействии с клиентами

3. Отдел кадров (HR)

HR-отделы обрабатывают большое количество документации и данных, что делает их идеальными кандидатами для внедрения RPA. Примеры задач для автоматизации:

- Автоматизация процесса найма, включая скрининг резюме
- Управление данными сотрудников
- Обработка отпусков и больничных
- Расчет заработной платы
- Онбординг новых сотрудников

4. Логистика и цепочки поставок

Отделы логистики и управления цепочками поставок могут использовать RPA для упрощения и ускорения своих процессов. Примеры задач для автоматизации:

- Управление запасами
- Планирование доставок и маршрутизация
- Обработка заказов и возвратов
- Мониторинг поставок и обновление статусов
- Автоматизация документооборота, связанного с таможенным оформлением и экспортно-импортными операциями

5. Производство

В производственных отделах RPA может помочь автоматизировать множество процессов для повышения эффективности производства. Примеры задач для автоматизации:

- Мониторинг и контроль качества продукции
- Управление производственными данными
- Планирование производственных операций
- Автоматизация отчетности и сбора данных о производительности

6. Маркетинг

Отделы маркетинга могут использовать RPA для автоматизации различных аспектов своей работы. Примеры задач для автоматизации:

- Анализ данных о потребителях
- Управление кампаниями по электронной почте
- Обновление контента на веб-сайтах
- Сбор и анализ данных о результатах маркетинговых кампаний
- Автоматизация создания отчетов и аналитики

Пример робота

Пример робота, который может быть использован в отделе продаж для автоматизации процесса заполнения договоров, выглядит следующим образом:

Название робота: ContractBot

Описание задачи: ContractBot автоматизирует процесс создания и заполнения договоров с клиентами в отделе продаж. Робот использует предварительно заданные шаблоны договоров, которые он заполняет данными клиентов, полученными из CRM системы или введенными продавцом.

Основные функции:

1. Извлечение данных: ContractBot начинает свою работу с извлечения необходимых данных о клиенте из CRM системы. Это могут быть имя клиента, адрес, контактная информация, детали предыдущих заказов и другие релевантные данные.

2. Выбор шаблона договора: В зависимости от типа продукта или услуги, которые приобретает клиент, робот выбирает соответствующий шаблон договора из библиотеки шаблонов.

3. Заполнение шаблона: ContractBot автоматически заполняет шаблон договора извлеченными данными. Это включает в себя вставку имени клиента, контактных данных, условий сделки, цен и спецификаций продукта или услуги.

4. Проверка и корректировка: После заполнения шаблона робот может предоставить возможность продавцу проверить и при необходимости скорректировать договор перед его отправкой клиенту.

5. Отправка договора: После утверждения договора продавцом, ContractBot автоматически отправляет его клиенту по электронной почте или через другой выбранный канал связи.

6. Архивация: После завершения сделки, робот сохраняет копию договора в электронном архиве для удобства доступа и соблюдения нормативных требований.

Преимущества использования ContractBot:

- Экономия времени: Автоматизация процесса заполнения договоров значительно сокращает время, необходимое для их подготовки.
- Уменьшение ошибок: Минимизация человеческого фактора снижает вероятность ошибок в договорах.
- Повышение удовлетворенности клиентов: Быстрая и точная подготовка документов повышает уровень удовлетворенности клиентов.
- Оптимизация рабочего процесса: Освобождение сотрудников от рутинных задач позволяет им сосредоточиться на более важных аспектах работы, таких как переговоры и заключение сделок.

Как выглядит процесс роботизации (общая информация)

Технология роботизации бизнес-процессов (RPA) включает в себя разработку и использование программного обеспечения, которое имитирует действия пользователя в цифровых системах для автоматизации рутинных задач. Вот основные аспекты, связанные с разработкой и использованием RPA:

1. ПО для RPA

Программное обеспечение для RPA представляет собой платформу, которая предоставляет инструменты для создания, управления и мониторинга роботов-помощников. Эти платформы обычно имеют графический пользовательский интерфейс (GUI), который позволяет пользователям "настраивать" роботов с помощью визуального программирования. Примеры популярных RPA-платформ включают UiPath, Blue Prism и Automation Anywhere.

2. Процесс создания робота

Процесс создания робота в RPA обычно включает следующие шаги:

- Анализ процесса: Определение и документирование шагов задачи, которую нужно автоматизировать.
- Разработка: Использование RPA-платформы для создания робота, который будет выполнять задачу. Это включает в себя настройку действий робота, таких как ввод данных, клики по кнопкам, чтение из экранов и так далее.
- Тестирование: Проверка робота на ошибки и несоответствия в работе. Это включает в себя тестирование всех возможных путей выполнения задачи.
- Развертывание: После успешного тестирования робот разворачивается в производственной среде, где он начинает выполнять задачи.
- Мониторинг и оптимизация: Постоянный мониторинг работы робота для выявления и устранения проблем, а также для оптимизации его работы.

3. Технологии и кодирование

Хотя многие RPA-платформы предлагают визуальное программирование, за кулисами они используют различные технологии для выполнения задач:

- Скрипты и макросы: Некоторые роботы RPA могут быть настроены с использованием скриптовых языков, таких как Python или VBScript.
- Интеграция с API: Для взаимодействия с веб-сервисами или комплексными системами роботы могут использовать API.
- Использование искусственного интеллекта и машинного обучения: Для более сложных задач, требующих распознавания образов или обработки естественного языка, RPA может интегрироваться с AI-технологиями.

4. Поддержка и обслуживание

Поддержка и обслуживание роботов RPA включает в себя регулярные обновления программного обеспечения, устранение неполадок и адаптацию роботов к изменениям в бизнес-процессах или IT-инфраструктуре.